4.1.1. Personalo valdymo skyriaus funkcijos, darbai ir jų pasiskirstymas

TIKSLAS: Įtvirtinti ir tobulinti personalo valdymo kompetencijas, suformuoti įgūdžius atlikti personalo tyrimus, formuoti personalo politiką ir kultūrą, įtraukti darbuotojus į strateginių verslo uždavinių įgyvendinimą.

Personalo valdymo skyrių sudaro 2 poskyriai: administracijos ir informacijos valdymo.

Administracijos poskyryje būtų tvarkoma gaunama ir siunčiama korespondencija, rašomi skyrių darbo aprašymai, skelbimai, įsakymai, vedama dirbančiųjų darbo laiko apskaita, formuojamos asmens bylos, organizuojami darbuotojų susirinkimai, sudaromas dokumentacijos planas bei archyvai.

Informacijos valdymo poskyris vykdytų naujų klientų paiešką ir palaikytų ryšius su visuomene, vykdytų personalo apskaitą, atliktų personalo tyrimus, analizuotų personalo statistinius duomenis, domėtųsi naujovėmis, susijusiomis su informacinėmis technologijomis bei informacijos valdymo programomis, teiktų informaciją į Simulith žinias, dalyvautų organizuojant parodas ir muges, organizuojant renginius, konferencijas, seminarus.

Personalo valdymo skyriaus darbuotojai vadovaujasi pareiginiais nuostatais. Rekomenduojamos darbuotojų pareigybės: personalo valdymo skyriaus vadovas, sekretorius-referentas, administratorius, informacijos vadybininkas.

Personalo valdymo skyriaus darbuotojų funkcijos:

·         Darbuotojų atranka

·         Darbuotojų įdarbinimas

·         Darbuotojų darbo laiko apskaita

·         Įmonės veiklos dokumentų ir dokumentacijos plano rengimas

·         Gaunamos bei siunčiamos korespondencijos tvarkymas

·         Darbuotojų sauga ir sveikata

·         Personalo tyrimai

·         Organizacinės kultūros ir personalo politikos formavimas

·         Darbuotojų susirinkimų organizavimas

·         Darbuotojų perkėlimai į kitus skyrius ir atleidimas iš darbo

·         Dokumentų saugojimas

4.1.1 lentelė. Pagrindiniai darbo skyriuje keliami uždaviniai ir gautini rezultatai, reikalingi personalo valdymo funkcijoms atlikti

Eil. Nr.

Uždaviniai

Rezultatai

  1.  

Taikyti LR įstatymus ir poįstatyminius aktus, reglamentuojančius įmonių personalo skyriaus veiklą.

Žinios apie informacijos šaltinius dėl LR įstatymų, Vyriausybės nutarimų, norminių aktų kontroliuojančių personalo skyriaus darbuotojų darbą sudarant darbo sutartis, archyvuojant dokumentus, vedant darbo laiko apskaitą, ruošiant pranešimus SODRAI, tvarkant gautą ir siunčiamą korespondenciją ir kitose srityse.

  1.  

Atrinkti norinčių įsidarbinti įmonėje darbuotojų personalą.

Organizuotas atrankos procesas. Atrinkti ir paskirstyti į skyrius darbuotojai. Parengti/atnaujinti dokumentai: pareiginiai nuostatai, skyrių veiklos nuostatai, darbuotojų atrankos klausimynai (interviu), įsidarbinimo anketos ir kiti.

  1.  

Žinoti darbuotojų priėmimo į darbą tvarką ir parengti reikiamus dokumentus.

Norminių dokumentų, reglamentuojančių darbuotojų ir darbdavių santykius, žinojimas. Parengti darbuotojų priėmimo į darbą dokumentai: darbo sutartys, materialinės atsakomybės sutartys (jeigu darbuotojui numatyta materialinė atsakomybė), įsakymai dėl priėmimo į darbą, perkėlimo į kitas pareigas, parengti pranešimai SoDrai dėl priėmimo į darbą ir kt.

  1.  

Tvarkyti darbo laiko apskaitą.

Vedami darbo laiko apskaitos žiniaraščiai.

  1.  

Sudaryti materialinės atsakomybės sutartis.

Su skyrių vadovais sudarytos materialinės atsakomybės sutartys.

  1.  

Žinoti įmonės darbų saugos ir sveikatos darbe reikalavimus.

Naujai įdarbintas darbuotojas supažindintas su darbo vieta, su civilinės ir darbo saugos reikalavimais (pasirašytinai). Pravestas bendrasis ir darbo vietos instruktažai.

  1.  

Organizuoti susirinkimus, juos vesti ir protokoluoti.

Organizuoti darbuotojų susirinkimai. Parengti susirinkimų protokolai.

  1.  

Parengti IVPMĮ veiklos dokumentus ir įmonės dokumentacijos planą.

Pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (2006 m. gegužės 25 d. įsakymo Nr. V-58 redakcija) patvirtintas Dokumentų rengimo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles  ir kitus norminius dokumentus parengti dokumentai: teisės aktai (įsakymai – veiklos, personalo, atostogų, komandiruočių klausimais, nutarimai, nurodymai, potvarkiai, sprendimai), tvirtinamieji dokumentai (instrukcijos, įstatai, pareiginiai nuostatai, darbo vietų aprašymai, vidaus tvarkos taisykles reglamentai ir kt.), informaciniai (įmonės siunčiamieji ir vidaus) dokumentai (aktai, apžvalgos, ataskaitos, dalykiniai laiškai, rekomendacijos, charakteristikos, pažymos, protokolai, raštai ir kt.) ir kiti įmonės dokumentai.

  1.  

Tvarkyti gaunamą ir siunčiamą korespondenciją valstybine kalba.

Užpildyti gautų ir siunčiamųjų raštų registrai. Gaunamos korespondencijos registravimas ir paskirstymas skyriams. Siunčiamos korespondencijos registravimas ir išsiuntimas pagal galiojančius Lietuvoje pašto paslaugų tarifus.

  1.  

Įforminti darbuotojų atleidimą iš darbo bei parengti dokumentus archyviniam saugojimui.

Įformintas darbuotojų atleidimas. Asmens bylos parengtos archyviniam saugojimui.

  1.  

Atlikti personalo tyrimus.

Apklausti įmonės darbuotojai, apibendrinti rezultatai, pateiktos tyrimo išvados ir sudaromi personalo politikos dokumentai.

  1.  

Formuoti personalo politiką ir organizacinę kultūrą.

Suformuluoti personalo valdymo strategijos ir taktikos teiginiai bei personalo politikos principai. Parengti ceremonijų, kurios galėtų tapti įmonės kultūros elementais, scenarijai.

  1.  

Bendrauti ir bendradarbiauti, dirbti komandoje ir tobulinti verslumui reikalingus gebėjimus.

Įvairiomis komunikacijos priemonėmis teikiama informacija įmonės vidaus padaliniams bei išoriniams partneriams valstybine ir užsienio kalbomis.

Parengta bendra ataskaita už grupės (skyriaus darbuotojų) darbą. Verslumui reikalingų gebėjimų ir savybių (iniciatyvumas, pasitikėjimas savimi, kritinis mąstymas ir vertinimas, rizikavimas, poreikis siekti, polinkis į padėties kontrolę, inovatyvumas, siekis būti nepriklausomam, atkaklumas, lyderystė) tobulinimas.

 

Reikšminiai žodžiai: personalo valdymas, personalo valdymo strategija ir personalo valdymo taktika, organizacijos kultūra, personalo politika, personalo paieška, paieškos šaltiniai ir būdai, personalo vertinimas, personalo tarnyba ir jos funkcijos, darbuotojų atranka, adaptacija, kvalifikacija ir motyvacija, pareiginiai nuostatai, darbuotojų sauga ir sveikata, teisės aktai, tvirtinamieji, informaciniai (įmonės siunčiamieji ir vidaus) dokumentai, dokumentacijos planas, byla, dokumentų archyvavimas ir saugojimas.

Iš viso skyriuje numatyta dirbti 40 valandų, iš jų:

·         darbo personalo valdymo skyriuje 20 val. (viena savaitė – 5 darbo dienos po 4 val.);

·         savarankiško darbo 20 val. (viena savaitė – 5 darbo dienos po 4 val.).

Savarankiško darbo metodai. Rekomenduotos literatūros studijavimas ir naujienų paieška, iškilusių uždavinių identifikavimas ir jų sprendimas, individualių užduočių atlikimas, komandinis darbas ir darbas grupėje, aplinkos (įvykių) stebėjimas ir analizė, pokalbis-diskusija, rezultatų apibendrinimas, pranešimų-pristatymų ir ataskaitų ruošimas galutiniam atsiskaitymui.

            Savarankiško darbo priemonės:

·         Personalo valdymo skyriaus informacinis rinkinys ir dokumentai.

·         Personalo valdymo sistema (kompiuterinė įranga).

Atsiskaitymas už skyriaus darbą. Paskutinę darbo skyriuje dieną organizuojami visų įmonės darbuotojų susirinkimai ir atsiskaitoma už skyriuje atliktus darbus, skyrių vadovams pristatant viešai grupės (skyriaus) ataskaitas. Šiose ataskaitose įvertinami ir išanalizuojami atlikti skyriaus darbai ir kiekvieno grupės nario indėlis, aptariamos nepabaigtų darbų priežastys ir vykdomas darbų perėmimas, siūloma, kaip tobulinti skyriaus veiklą. Jei grupės ataskaitos nepakankamai išsamios ir sunku įvertinti kiekvieno skyriaus darbuotojo asmeninį indėlį, praktikos vadovas turi teisę organizuoti individualią studentų apklausą raštu.

Išsamiau apie studentų praktikos IVPMĮ vertinimo sistemą, vertinimą ir įsivertinimą skaitykite 5-ame ir 6-ame šio vadovo skyriuose.

Rekomenduojama literatūra:

 

1. ADAMONIENĖ, R.; RAUPELIENĖ, A. 2008. Žmogiškųjų išteklių valdymas organizacijoje [Elektroninis išteklius]: mokomoji knyga Kaunas: Technologija.

2. CEMNOLONSKIENĖ, D. ir kiti. 2007. Darbo teisė buhalteriams: darbo sutartis, darbo laikas ir darbo apmokėjimas, darbuotojų komandiruotės, atostogos. Vilnius: Pačiolis.

3. LAURINAVIČIENĖ, A.; RANCOVA, G. 2003. Personalo dokumentai. Vilnius.

4. LUKŠAITĖ, D. 2006. Organizacijos dokumentų apskaita ir jos tvarkymas. Biuro administravimas, nr. 11, p. 25–32.

5. STRAZDIENĖ, D. 2009. Rašytinė komunikacija. Mokomoji knyga. Kaunas: Akademija.

6. RINKEVIČIENĖ, A. 2007 Dokumentų rengimo naujovės ir kalbos aktualijos: įforminimas, tekstai, kalbos klaidos, pavyzdžiai. Šiauliai: VšĮ Šiaulių universiteto leidykla.

 

Rekomenduojami įstatymai ir kiti normatyviniai dokumentai:

 

1. Dokumentų rengimo taisyklės. 2001. Valstybės žinios, 2006, nr. V-58. Vilnius.

2. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. 2001 (2005-11-02).

3. Lietuvos Respublikos Darbo kodeksas. 2002. Valstybės žinios, nr. 64-2569 (su vėlesniais pakeitimais). Vilnius.

4. Lietuvos Respublikos Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas. 2003. Valstybės žinios, 2003, nr. IX-1672. Vilnius.

5. Lietuvos Respublikos darbo kodekso komentaras. 2004. Individualūs darbo santykiai, lll dalis. Vilnius: Justitia.