4.1.2. Personalo valdymo skyriaus funkcijų atlikimo etapai, paskirtis ir eiga

Darbuotojų atranka

Jūs gebėsite organizuoti ir įforminti darbuotojų atrankos dokumentus, juos sisteminti, valdyti bei vertinti.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti 1 ak. val. darbo imitacinėje įmonėje.

4.1.2 lentelė. Darbuotojų atrankos etapai, paskirtis ir darbo eiga
 

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

1. Įdarbinimo anketos pildymas

Nurodo, kokias kandidatas nori užimti pareigas, suteikia informacijos pokalbiui.

Kol kandidatas pildo anketą – direktoriui ir atrankos komisijai reikia išanalizuoti CV, motyvacinį laišką.

2. Pradinis „rūšiavimo“ pokalbis

Leidžia greitai įvertinti kandidato tinkamumą.

Su kandidatu kalbasi direktorius ir personalo skyriaus vadovas. Klausiama apie patyrimą, norimą atlyginimą. Pasiruošti dažniausiai darbdavių užduodamus klausimus.

Į atrankos komisiją gali būti kviečiami: baigusios grupės direktorius (studentas), dėstytojai, soc. partnerių atstovai.

3. Testavimas ir tyrimas „už nugaros“

Padeda įvertinti kandidato darbo įgūdžius ir sugebėjimą mokytis darbe. Patikrinamas kandidato santraukos ar anketos teisingumas.

Gali būti naudojama kompiuterinė testavimo programos, tiriamos įvairios galimybės. Kreipiamasi į ankstesnį kandidato viršininką (grupės seniūnus).

4. Galutinis įvertinimas

Analizuojami pirmųjų trijų etapų duomenys

Direktorius kartu su personalo skyriaus vadovu priima sprendimus.

5. Darbo pasiūlymas

Užpildoma laisva darbo vieta ar pareigybė.

Siūlomas atlyginimas ir naudų paketas.

Kandidatas rašo prašymą priimti dirbti. Direktoriaus viza.

Klausimai savikontrolei:

1.      Kaip įvertinama priimamų į darbą darbuotojų dokumentacija ir asmenybė?

2.      Koks yra pokalbio su priimamuoju į darbą tikslas ir turinys?

3.      Kokie yra dažniausiai užduodami darbuotojų atrankos klausimai Lietuvoje?

Darbuotojų įdarbinimas

Jūs gebėsite parengti darbuotojų įdarbinimo dokumentus (teisės aktus), juos sisteminti, valdyti bei vertinti.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti 2 ak. val. darbo imitacinėje įmonėje.

 

4.1.3 lentelė. Darbuotojų įsidarbinimo organizavimo etapai, paskirtis ir eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Įsidarbinimo ir atrankos dokumentai

Žinoti, kokius dokumentus turi pateikti pilietis, norėdamas įsidarbinti.

Surenkami ir registruojami piliečių įsidarbinimo dokumentai.

Personalo skyriaus dokumentų rengimas

Žinoti, kokius pagrindinius dokumentus pildo personalo skyriaus darbuotojas, priimant naują darbuotoją į darbą ir juos teisingai užpildyti.

Personalo skyrius parengia: įsakymą dėl priėmimo į darbą, darbo sutartį, materialinės atsakomybės sutartį, pranešimą Sodrai apie apdraustojo socialiniu draudimu priėmimą į darbą, asmens kortelę, materialinės atsakomybės sutartį (tik su skyrių vadovais ir materialiai atsakingais asmenimis), užregistruoja pasirašytus dokumentus.

Darbuotojų asmens bylų formavimas

Kaip formuojamos darbuotojų asmens bylos. Dokumentų įsegimo į asmens bylą tvarka.

Kiekvienam darbuotojui suformuojama asmens byla. Bylos registruojamos.

Darbo pažymėjimų parengimas

Darbo pažymėjimų išdavimo ir grąžinimo tvarka.

Parengiama/atnaujinama darbo pažymėjimų išdavimo ir grąžinimo tvarka, išduodami ir užregistruojami darbo pažymėjimai, darbuotojams suteikiami kodai.

Klausimai savikontrolei:

1.      Kokie dokumentai sudaro darbuotojo asmens bylą?

2.      Po kiek laiko po įdarbinimo siunčiami pranešimai apie darbuotoją SODRAI?

 Darbuotojų darbo laiko apskaita

Jūs gebėsite pildyti darbo laiko apskaitos dokumentus, analizuoti ir dokumentuoti neatvykimo į darbą atvejus.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – kasdieną, atėjus į darbą, ir į darbo pabaigą skirti laiko darbo laiko apskaitos dokumentams pildyti.

 

4.1.4 lentelė. Darbuotojų darbo laiko apskaitos vedimo etapai, paskirtis ir eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Darbo grafiko sudarymas

Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje reikia nurodyti darbo grafiko numerį, išskyrus atvejus, kai įmonėje naudojamas vienas darbo grafikas.

Apgalvoti keitimąsi skyriais ir sudaryti darbuotojų darbo grafikus. Apibrėžti darbuotojų kasdienio darbo pradžią ir pabaigą, pertraukas. Darbo grafikai skelbiami viešai informaciniame stende

Kasdieninis darbo laiko fiksavimas

Teisingas darbo laiko apskaitos žiniaraščio užpildymas, pagal kurį bus skaičiuojamas atlyginimas. Darbuotojų darbo laiko kontrolė.

Atsakingas darbuotojas kasdien pildo darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir kontroliuoja darbuotojų darbo laiką.

Pažeidimų dėl darbo laiko dokumentavimas

Žinoti kaip forminami pažeidimai dėl darbo laiko.

Pažeidėjų paaiškinimai (pasiaiškinimai). Direktoriaus rezoliucijos. Drausminių nuobaudų taikymas.

Klausimai savikontrolei:

1.      Kaip įmonėje vedama darbo laiko apskaita?

2.      Išvardinkite dokumentus, fiksuojančius neatvykimo į darbą ar vėlavimo atvejus.

3.      Pagrindiniai darbo laiko reglamentai.

 Įmonės veiklos dokumentų ir dokumentacijos plano rengimas

Jūs gebėsite rengti, registruoti, sisteminti, atpažinti įvairių rūšių dokumentus; pagrįsti teisinį dokumentų rengimo pagrindą; suprasti veiklos dokumentų sistemą; pagal galiojančias taisykles įforminti dokumentus; taikyti šiuolaikines informacines technologijas, gaunant, sisteminant ir analizuojant gaunamą informaciją; valdyti bei vertinti dokumentus.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 3 ak. val.

 

4.1.5 lentelė. Įmonės dokumentų ir dokumentacijos plano rengimo etapai, paskirtis ir eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Veiklos dokumentų sistemos sudarymas

Nuspręsti, kokius sėkmingą įmonės veiklą užtikrinančius dokumentus reikia parengti. Užtikrinti, kad jie būtų tinkamai parengti ir įforminti bei juridiškai galiojantys.

Priimti sprendimai dėl įmonėje rengiamų:

1) teisės aktų vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (įsakymai, nutarimai, nurodymai, potvarkiai, sprendimai)
2) tvirtinamųjų dokumentų (instrukcijos, įstatai, nuostatai, statutas, taisyklės, reglamentai ir kt.);

3) informacinių dokumentų (aktai, apžvalgos, ataskaitos, charakteristikos, pažymos, protokolai, raštai, rekomendacijos ir kt.).

Veiklos dokumentų rengimas/atnaujinimas

Vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, perimti iš kitų juridinių ar fizinių asmenų dokumentus.

Parengti/atnaujinti pagrindiniai įmonės veiklos dokumentai: įsakymų šablonai (veiklos, personalo, atostogų, komandiruočių klausimais), pareiginiai nuostatai, darbo vietų aprašymai, vidaus tvarkos taisyklės ir kiti įmonės dokumentai.

Dokumentacijos plano ir registrų sąrašo parengimas

Dokumentų valdymas.

Parengtas/atnaujintas ir pasitvirtintas metų dokumentacijos planas ir įmonėje naudojamų registrų sąrašas. Formuojamos įmonės bylos.

 Klausimai savikontrolei:

1.      Kaip įmonėje formuojamos bylos?

2.      Kokie tvirtinamieji personalo dokumentai yra parengti įmonėje?

3.      Kokie registrai naudojami personalo valdymo skyriuje?

 

Gaunamos bei siunčiamos korespondencijos tvarkymas

Jūs gebėsite užregistruoti, atpažinti įvairių rūšių gaunamus dokumentus ir juos nukreipti atitinkamiems skyriams vykdyti; taip pat užregistruoti, atpažinti įvairių rūšių siunčiamus dokumentus ir juos išsiųsti remiantis galiojančiais Lietuvos respublikos pašto paslaugų tarifais.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 2 ak. val.

 

4.1.6. Gaunamos ir siunčiamos korespondencijos tvarkymo etapai, paskirtis ir darbų eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Gautos korespondencijos patikrinimas

Patikrinama, ar korespondencija skirta mūsų įmonei, ar nesuplyšę vokai, ar juose yra visi dokumentai.

Kasdien tikrinti elektroninį įmonės paštą.

Jeigu korespondencija atsiųsta ne tuo adresu, ją būtina grąžinti siuntėjui, nurodant grąžinimo priežastį. Jei trūksta dokumentų – informuoti siuntėją. Vokai prie gaunamų dokumentų paliekami tik tuo atveju, kai pašto antspaudas reikalingas išsiuntimo ar gavimo datai nustatyti arba kai siuntėjo adresas yra tik ant voko.

Gautų dokumentų registravimas

Būtinų žinių apie dokumentą įrašymas į atitinkamą registrą.

Užregistruoti dokumentai perduodami susipažinti vadovui (pavaduotojui). Vadovas, peržiūrėjęs dokumentą, rašo rezoliuciją, kurioje trumpai išdėsto, kas ir kokiu būdu turi spręsti dokumente keliamus klausimus ar reikalavimus. Dokumentai su rezoliucijomis įteikiami vykdytojams.

Siunčiamos korespondencijos patikrinimas

Prieš registruojant patikrinama, ar yra reikalingi parašai, ar įforminta pagal reikalavimus, ar nėra rašybos klaidų, ar dokumentas suderintas su suinteresuotomis įstaigomis ar asmenimis, ar jis vizuotas.

Jei trūksta parašų, dokumente nėra vizos ar rengėjų nuorodos, randate klaidų – grąžinate skyriui-siuntėjui, kad taisytų.

Siunčiamų dokumentų registravimas

Būtinų žinių apie dokumentą įrašymas į atitinkamą registrą.

Užregistruoti dokumentą. Užregistruoto dokumento kopija grąžinama tam skyriui, kuris jį siuntė. Dokumento kopija įsegama į atitinkamą bylą (vadovautis dokumentacijos planu).

Dokumentų (laiškų) išsiuntimas

 

Raštų ir kitų siunčiamų dokumentų originalai įdedami į voką, klijuojami gavėjo ir siuntėjo adresai, užpildoma informacija „Simulith“ pašto sistemoje ir dokumentai išsiunčiami.

Dokumentų kiekio apskaita

Dokumentų kiekis – tai įstaigos gaunamųjų, siunčiamųjų ir vidaus dokumentų skaičius per tam tikrą laiką (mėnesį, ketvirtį, metus).

Susumuotas dokumentų kiekis pateikiamas įstaigos vadovui susipažinti. Priimamas sprendimas dėl optimalaus ruošiamų dokumentų skaičiaus. Didelis dokumentų kiekis nerodo gero darbo organizavimo įmonėje.

Gautų dokumentų paskirstymas į skyrius

Į Gamybos ir pirkimų valdymo skyrių nukreipiami:

Į Projektų valdymo ir rinkodaros skyrių nukreipiami:

1. Katalogai

1. Užsakymai.

2. Sąskaitos-faktūros už pirkimus

2. Atsakytos rinkos tyrimų anketos

3. Krovinio važtaraščiai

3. Skyriaus parengti ir sugrąžinti atgal dokumentai

4. Užsakymo patvirtinimai

4. Katalogų užsakymai

5. Pervežimo dokumentai

5. Laiškaipasiteiravimai apie prekes, kainas, pristatymą ir t.t.

6. Tiekėjų reklaminiai pasiūlymai

 

7. Transporto dokumentai

 

8. Dokumentai iš „Simulith“ muitinės

 

 

 

Į Finansų valdymo ir apskaitos skyrių nukreipiami:

Personalo valdymo skyriuje pasilieka:

1. Skolų suderinimo aktai

1. Informaciniai bendro pobūdžio raštai.

2. „Simulith“ banko dokumentai

2. Kitų įmonių rinkos tyrimų anketos

3. Sąskaitos iš „Simulith“ pašto

3. „Simulith“ žinių laikraštis

4. Sąskaitos iš „Simulith“ prekybos

4. Kvietimai į renginius VPMF tinkle.

5. Dokumentai, raštai iš „Simulith“ mokesčių, Sodros

 

6. Raginimai apmokėti sąskaitas

 

 Klausimai savikontrolei:

  1. Kaip įmonėje tvarkoma gaunama korespondencija?
  2. Kaip įmonėje tvarkoma siunčiama korespondencija?
  3. Trumpai nusakykite dokumentų registravimo tvarką (ar visa gaunama informacija įmonėje registruojama; ar visi dokumentai registruojami viename dokumentų registre)?
  4. Ar informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose registruose?
  5. Jūsų nuomone, kas įmonėje yra atsakingas už dokumentų rengimą, tvarkymą ir saugojimą įstaigos padaliniuose?

 Darbuotojų sauga ir sveikata

Jūs gebėsite įvertinti įmonės darbų saugos būklę – atlikti darbų saugos būklės analizę, identifikuoti trūkumus, juos pašalinti ir sudaryti saugias ir sveikas darbo sąlygas.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 1 ak. val.

 

4.1.7 lentelė. Darbuotojų saugos ir sveikatos užtikrinimo etapai, paskirtis ir darbų eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Teisės aktų, nustatančių darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimus, paieška

Kaip darbo priemonės, darbo sąlygos įmonėje, jos padaliniuose atitinka teisės aktuose nustatytus darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimus.

Lyginti, pateikti išvadas.

Profesinės rizikos vertinimas

Darbuotojai turi būti apsaugoti nuo profesinės rizikos arba ji turi būti kiek įmanoma sumažinta.

Profesinės rizikos vertinimo tvarką įmonėse nustato Profesinės rizikos vertinimo nuostatai. Įvertinus profesinę riziką, įmonėje turi būti parengtas ir patvirtintas rizikos šalinimo ir mažinimo priemonių planas, kuriuo vadovaujantis įgyvendinamos rizikos prevencijos priemonės.

Dokumentų rengimas

Parengti dokumentus, reglamentuojančius saugų įmonės darbuotojų darbą.

Rengiamos ir tvirtinamos darbuotojų saugos ir sveikatos instrukcijos, saugaus darbo su įmonėje naudojama technika taisyklės/instrukcijos. Įmonėse vykdomi instruktavimai darbuotojų saugos ir sveikatos klausimais (pasirašytinai).

 

Klausimai savikontrolei:

1.      Kaip įvertinama darbuotojų saugos ir sveikatos būklė?

2.      Kaip ir kokie instruktavimai vykdomi įmonėse darbuotojų saugos ir sveikatos klausimais?

 Personalo tyrimai

Jūs gebėsite identifikuoti personalo problemas, organizuoti darbuotojų tyrimus bei pasiūlyti problemos sprendimo būdus.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 3 ak. val.

 

4.1.8 lentelė. Personalo tyrimų organizavimo etapai, paskirtis ir darbų eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Problemos identifikavimas

Personalo vadybos problemų išryškinimas.

Formuluojama problema, tyrimo objektas, tikslas, uždaviniai, parenkami tyrimo metodai (dažniausiai anketinė apklausa). Personalo tyrimai dažniausiai susiję su šiomis personalo valdymo sritimis: personalo organizavimas, apskaita ir statistika, poreikio planavimas, darbo vietų įvertinimas, darbuotojų vertinimas, darbuotojų kaita, naujų darbuotojų paieška, verbavimas, kandidatų atranka, įdarbinimas/kontraktas, kolektyvinė sutartis, adaptavimas, atleidimas iš darbo, ugdymo sistema, karjeros galimybės, darbuotojų poreikiai, darbo režimas, poilsio grafikas, išdirbio normavimas, kokybės valdymas, darbo užmokestis ir atlyginimas, lengvatos, paskatinimas ir baudos, draudimas, pašalpos ir paslaugos, darbo sauga, sveikata ir jos būklės sekimas, darbo sąlygos, finansinis saugumas, pensinės programos, rezervo formavimas, karjeros planavimas, kvalifikacinis mokymas, asmenybės neliečiamybė ir lygios teisės, personalo valdymo stilius, vadovai ir jų savybės, darbas komandoje, valdymo sprendimai, darbuotojų tarpusavio santykiai, bendradarbiai ir jų pažinimas, motyvavimas, informuotumas, delegavimas, kontrolė, pasitarimai, kritika, nurodymai, atsakomybė/ grupinė atsakomybė, darbuotojų elgesys, psichologinės savybės, psichologinis klimatas, konfliktai ir jų valdymas ir kt.

Klausimyno sudarymas

Plačiau atskleisti šią problemą ir atrasti būdus jai išspręsti.

Formuluojami anketos klausimai.

Vykdoma apklausa

Surinkti duomenis.

Apklausiami įmonės darbuotojai.

Apibendrinami tyrimo duomenis ir pristatyti išvadas ir pasiūlymus

Personalo politikos tobulinimas.

Pateikti PowerPoint pristatymą darbuotojų susirinkimo metu.

 

Klausimai savikontrolei:

1.      Apibūdinkite personalo vadybos turinį?

2.      Kaip atliktumėte personalo pasitenkinimo darbu tyrimus?

 Organizacinės kultūros ir personalo politikos formavimas

Jūs gebėsite formuoti personalo politiką, akcentuojant tokius veiksnius, kaip saugaus darbo bei socialinių sąlygų užtikrinimas; santaikos tarp skirtingų personalo grupių užtikrinimas ir personalo interesų derinimas; personalo vertinimas, motyvavimas ir skatinimas; vertybių, kuriomis vadovaujasi organizacija, sistema.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 3 ak. val.

 

4.1.9 lentelė. Įmonės organizacinės kultūros ir personalo politikos formavimo etapai, paskirtis ir darbų eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Personalo valdymo principų nustatymas

Suderinti norus ir realias IVPMĮ galimybes.

Nustatoma: struktūra, sistemos, vadovavimo stilius, apimantys pagrindinius personalo tikslus ir elgsenos normas, organizacijos  įsipareigojimus bei personalo ugdymo koncepciją.

Organizacinės kultūros formavimas

Suformuoti identiškumo jausmą, ugdantį įsipareigojimą įmonei ir jos numatytiems tikslams.

Šis jausmas laiduoja įmonės stabilumą, formuoja elgesį, motyvuojantį darbuotojus teisingai elgtis įmonės atžvilgiu.

Sukurta vertybių, kuriomis vadovaujasi organizacija, sistema. Ji turi būti pripažįstama jos narių ir veikianti jų elgesį, palaikoma organizacijos istorijos ir mitų bei pasireiškianti tradicijomis, ceremonijomis, ritualais ir simboliais.

Sukurkite scenarijus įvairių renginių, ritualų, ceremonijų ar pan., galinčių tapti įmonės kultūros elementais.

Personalo motyvacijos ir skatinimo veiksnių nustatymas

Personalo poreikių derinimas su organizacijos tikslais.

Paruoštos ir patvirtintos darbuotojų motyvavimo ir skatinimo taisyklės.

Apgalvota ir patvirtinta geriausio darbuotojo rinkimų tvarka. Padėkos, įrašai IVPMĮ baigimo pažymėjimuose.

Personalo politikos dokumentų kūrimas

Kuriant personalo politikos principus bei personalo valdymo strategiją, gali būti parengiama nemažai dokumentų, susijusių su personalo vadybos funkcijų apibrėžtumo tikslinimu, tobulinant personalo panaudojimo efektyvumą.

Dokumentų tarpe svarbiausi yra tokie:

personalo veiklos nurodymai (pagrindiniai darbo principai);

organizacijos vidaus tvarkos taisyklės;

organizacijos padalinių nuostatai;

darbuotojų pareiginės instrukcijos;

personalo kompetencijų planavimo ir vertinimo nuostatai;

darbuotojų kvalifikacijų pripažinimo tvarka.

Klausimai savikontrolei:

1.      Apibūdinkite svarbiausius personalo politikos principus.

2.      Kuo organizacijos kultūra svarbi Jūsų įmonei?

 Darbuotojų susirinkimų organizavimas

Jūs gebėsite tinkamai pasiruošti darbuotojų susirinkimams, juos organizuoti, jiems vadovauti bei parengti susirinkimo dokumentus.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 2 ak. val.

 

4.1.10 lentelė. Susirinkimo organizavimo etapai, paskirtis ir darbų eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Pasirengimas

Pasiruošti efektyviam susirinkimo valdymui.

Susirinkimo darbotvarkės suderinimas su direktoriumi, skyrių vadovais. Skelbimo parengimas ir paskelbimas.

Pranešimų rengimas. Patalpų, dalijamosios, svarstomosios medžiagos parengimas. Balsavimo dėl siūlymų apgalvojimas. Pirmininkaujančio ir sekretoriaujančio numatymas.

Susirinkimo vedimas

Susirinkimo pirmininkui prisiimti atsakomybę.

Susirinkimo primininkui pasiruošti: laiku pradėti, laikytis darbotvarkės, skatinti pasisakyti drovius, nepasitikinčius dalyvius, įdėmiai klausytis kalbėtojų, laiku nutraukti bet kokią stichišką diskusiją ir nepasiduoti emocijoms ir t.t.

Susirinkimo protokolo rengimas

Apibendrinti pasisakymus, diskusijas ir trumpai užprotokoluoti esmę, aiškiai suformuluoti nutarimus.

Parengiamas ir užregistruojamas susirinkimo protokolas.

Klausimai savikontrolei:

1.      Kaip tinkamai pasiruošti darbuotojų susirinkimams?

2.      Kaip turi elgtis susirinkimo pirmininkas vedantis susirinkimą?

3.      Kokie pagrindiniai susirinkimo protokolo rengimo principai?

 Darbuotojų perkėlimai į kitus skyrius ir atleidimas iš darbo

Jūs gebėsite tinkamai įforminti darbuotojų perkėlimą į kitą skyrių, kitas pareigas bei darbuotojų atleidimo iš darbo dokumentus.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 2 ak. val.

 

4.1.11 lentelė. Darbuotojų perkėlimo į kitus skyrius bei atleidimo iš darbo organizavimo etapai, paskirtis ir darbų eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Dokumentų dėl darbuotojų perkėlimo į kitą skyrių/ kitas pareigas ar pan. rengimas

Žinoti kokiais dokumentais įforminamos pasikeitusios pirminės darbo sutarties sąlygos ir juos parengti.

Surinkti ir užregistruoti darbuotojų prašymus dėl perkėlimo į kitą skyrių. Vadovo viza. Įsakymas dėl perkėlimo. Atžymos apie pakeitimus darbuotojo asmens byloje, materialinės atsakomybės sutarčių nutraukimas, pasikeitimų įrašymas darbo sutartyje. Materialinės atsakomybės sutartys su naujais materialiai atsakingais darbuotojais.

Dokumentų dėl darbuotojų atleidimo įforminimas

Parengti tinkamus darbuotojo atleidimo dokumentus.

Pranešimo Sodrai dėl darbuotojo atleidimo rengimas. Įrašai asmens bylose. Įsakymas dėl atleidimo. Darbo pažymėjimų gražinimas.

Darbo sutarties nutraukimas

Žinoti sutarties nutraukimo sąlygas.

Įrašai darbo sutartyje. Šalių parašai.

Klausimai savikontrolei:

1.      Kokie dokumentai rengiami, norint paaukštinti darbuotoją pareigose ir perkeliant jį į kitą skyrių su didesne alga?

2.      Kokios yra formalios darbo sutarties nutraukimo priežastys?

 Dokumentų saugojimas

Jūs gebėsite suprasti kodėl reikia saugoti tam tikrus įmonės dokumentus bei tinkamai parengti saugojimui darbuotojų asmens bylas ir kitus įmonės dokumentus.

Rekomenduojamas laikas užduočiai atlikti – 1 ak. val.

 

4.1.12 lentelė. Dokumentų parengimo saugoti etapai, paskirtis ir darbų eiga

Etapai

Paskirtis

Eiga: veiksmai ir kryptys

Archyvinių bylų sudarymas

Kokius dokumentus įmonė privalo saugoti teisės aktuose nustatytą laikotarpį ir kaip paruošti juos saugojimui. Išsiaiškinti asmens bylų archyvavimo tvarką ir saugojimo terminus

Pagal įmonės dokumentacijos planą sudaromos bylos ir pateikiamos saugojimui į įmonės archyvą. Rengiami dokumentai: bylos titulinis lapas, baigiamasis įrašas, bylos aprašas, perdavimo į archyvą aktas. Įmonių dokumentų saugojimo terminai nustatyti Lietuvos Archyvų departamento generalinio direktoriaus 2010 m. spalio 18 d. įsakymu Nr. V-46 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ pakeitimo. „Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė“ įsigalioja nuo 2011 m. sausio 1 d. Atkreipti dėmesį į atleistų darbuotojų asmens bylų saugojimą.

Įmonės archyvų parengimas

Įsirengti archyvą pagal Lietuvos archyvų departamento prie LR Vyriausybės 1997 m. liepos 7 d. įsakymu Nr. 35 „Dėl dokumentų saugyklų“ rekomendacijas.

Vieta įmonės archyvinėms byloms.

Klausimai savikontrolei:

1.      Kodėl reikia saugoti dokumentus?

2.      Kokie būna dokumentų saugojimo terminai?

3.      Kaip parengiamos ir atiduodamos saugoti atleistų darbuotojų asmens bylos?