4.3.1. Gamybos ir pirkimo valdymo skyrių funkcijos, darbai ir jų pasiskirstymas

TIKSLAS: Įtvirtinti ir tobulinti gamybos ir pirkimo valdymo kompetencijas, išugdyti gebėjimus nustatyti technologijų, įrengimų, atsargų ir paslaugų poreikį, organizuoti gamybos procesą, valdyti atsargas ir transportą.

Skyriaus funkcijos skirstomos į dvi grupes:
·      gamybos ir jos valdymo;
·      pirkimų ir jų valdymo.
Gamybos ir pirkimo valdymo skyrių sudaro 2 poskyriai: gamybos ir pirkimo.
 
Gamybos poskyris atsakingas už atsargų ir žaliavų, gamybos įrengimų poreikio planavimą, darbų organizavimą, apskaitymą, valdymą ir kontrolę, gaminių technologinių kortelių rengimą, žaliavų išeigos skaičiavimą ir darbų normavimą, pagamintos produkcijos, nebaigtos gamybos suvestinių rengimą, ataskaitų vadovybei apie atsargų, žaliavų ir pagamintos produkcija judėjimą rengimą.
 
Pirkimo poskyris atsargų, prekių ir paslaugų planavimas, pirkimų organizavimas, apskaitymas, valdymas ir kontrolė, tiekėjų paieška, užsakymų teikimas, pirkimo dokumentus tvarkymas, ataskaitas bei suvestinių vadovybei ir kitoms institucijoms rengimas, įmonės transporto valdymas.
Gamybos ir pirkimo valdymo skyriaus darbuotojai vadovaujasi pareiginiais nuostatais. Rekomenduojamos darbuotojų pareigybės: gamybos ir pirkimo valdymo skyriaus vadovas, 1 gamybos specialistas, ir 2 pirkimo vadybininkai (planuojamas studentų skaičius dirbantis vienu metu – 4).
 
Gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus darbuotojų funkcijos:
·         Skyriaus valdymo politikos formavimas
·         Normavimas, gamybos išeigos skaičiavimas ir technologinių kortelių parengimas
·         Prekių, paslaugų ir atsargų poreikio planavimas
·         Gamybos proceso organizavimas
·         Užsakymų valdymas
·         Tiekėjų valdymas
·         Sutarčių sudarymas
·         Pirkimo dokumentų tvarkymas
·         Atsargų valdymas
·         Transporto valdymas
·         Ataskaitų muitinei rengimas
·         Viešųjų pirkimų dokumentacijos rengimas
 
4.3.1 lentelė. Pagrindiniai darbo skyriuje keliami uždaviniai ir gautini rezultatai, reikalingi gamybos valdymo funkcijoms atlikti
 
Eil. Nr.
Uždaviniai
Rezultatai
  1.  
Taikyti LR įstatymus ir poįstatyminius aktus, reglamentuojančius įmonių gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus veiklą, gamybos funkciją
Žinios apie informacijos šaltinius dėl LR įstatymų, Vyriausybės nutarimų, norminių aktų, gamybos išeigų, žaliavų ir darbų normatyvų ir pan., reglamentuojančių bei kontroliuojančių gamybos darbuotojų darbą, vykdant pardavimų užsakymus gamybai, valdant gamybos įrengimus, rengiant technologinius produktų ar paslaugų skaičiavimus, valdant gamybos procesą ir kitose srityse.
  1.  
Formuoti gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus veiklos, gamybos funkcijos politiką
Žinios apie strategijos formavimą, rengimą ir taikymą vadovaujant, organizuojant ir kontroliuojant gamybos darbuotojų darbą, vykdant pardavimų užsakymus gamybai, valdant gamybos įrengimus, rengiant technologinius prekių ar paslaugų skaičiavimus, valdant gamybos procesą ir kitose srityse.
Gebėjimas derinti, rengti ir taikyti Korporacijos-įmonės-skyriaus strateginius ir taktinius tikslus, instrukcijas, tvarkas metodikas reglamentuojančias įmonių gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus veiklą, gamybos funkciją.
  1.  
Identifikuoti ir įvertinti įmonės gamybos funkcijai atlikti reikalingų technologijų, įrengimų, atsargų ir paslaugų poreikį, jų gamybines išeigas ir našumus
Žinios apie gamybos technologijas, naudojamus įrengimus, jų technines charakteristikas, atsargų rūšis, jų gamybos išeigos skaičiavimus bei jų poreikio planavimą ir įvertinimą.
Identifikuotos įmonės gamybos funkcijai atlikti reikalingos gamybos priemonės (gamybos technologija, įrengimai) ir nustatytas jų našumas.
Identifikuotos gamybai reikalingos atsargos bei paslaugos, nustatyta gamybos išeiga.
Įvertintas gamybos funkcijai reikalingų įrengimų įsigijimo/nuomos investicinis projektas patvirtintas vadovybės, įvertintas gamybos funkcijai atlikti reikalingas atsargų ir paslaugų kiekis.
  1.  
Nustatyti bei įvertinti reikalingų žaliavų ir paslaugų gamybos funkcijai atlikti poreikį
Identifikuota įmonės gaminamų produktų bei teikiamų paslaugų sudėtis (technologinė kortelė) bei nustatytas žaliavų ir paslaugų poreikis.
Patvirtinta gamybos technologinė kortelė įmonės vadovybės.
  1.  
Apsirūpinimo reikalingomis prekėmis ir atsargomis (žaliavomis, pagaminta produkcija ir kt.) valdymas
Prekių, paslaugų ir atsargų poreikio planavimas.
Užsakymų žaliavų poreikiui patenkinti pateikimas ir jų likučio palaikymas.
Gamybos pagal pardavimų planą įgyvendinimas.
Optimalaus pagamintos produkcijos likučio palaikymas.
  1.  
Organizuoti gamybos procesą bei apskaičiuoti gamybos sąnaudas
Planuojamo produkcijos kiekio gamybos naudojant patvirtintą gamybos technologiją, gamybos technologines korteles ir įrengimus organizavimo imitavimas.
Žaliavų ir paslaugų reikalingų tam tikram produkcijos kiekiui, pagal gamybos technologinę kortelę, pagaminti nurašymas pagal įmonės atsargų nurašymo apskaitos organizavimo principus. 
Gamybos sąnaudų (sunaudotų žaliavų, paslaugų produkcijos vienetui/partijai) apskaičiavimas.
Pagamintos produkcijos apskaitymas.
  1.  
Valdyti dokumentus ir rengti ataskaitas vadovybei, kitoms institucijoms
Gaunamų ir rengiamų dokumentų valdymas, ataskaitų vadovybei apie atsargų, žaliavų ir pagamintos produkcijos judėjimą rengimas, kitų ataskaitų institucijoms rengimas (pvz. pakuotės ataskaita ir pan.).
  1.  
Bendrauti ir bendradarbiauti, dirbti komandoje ir tobulinti verslumui reikalingus gebėjimus
Įvairiomis komunikacijos priemonėmis teikiama informacija (bendraujama tiek horizontaliai tiek vertikaliai įmonėje, korporacijoje ir už jos ribų) įmonės vidaus padaliniams bei išoriniams partneriams valstybine ir užsienio kalbomis. Parengta bendra ataskaita už grupės (skyriaus darbuotojų) darbą. Verslumui reikalingų gebėjimų ir savybių (iniciatyvumas, pasitikėjimas savimi, kritinis mąstymas ir vertinimas, rizikavimas, poreikis siekti, polinkis į padėties kontrolę, inovatyvumas, siekis būti nepriklausomam, atkaklumas, lyderystė) tobulinimas.
 

4.3.2 lentelė. Pagrindiniai darbo skyriuje keliami uždaviniai ir gautini rezultatai, reikalingi pirkimų valdymo funkcijoms atlikti

 

Eil. Nr.
Uždaviniai
Rezultatai
  1.  
Taikyti LR įstatymus ir poįstatyminius aktus, reglamentuojančius įmonių gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus veiklą, pirkimų funkciją
Žinios apie informacijos šaltinius dėl LR įstatymų, Vyriausybės nutarimų, norminių aktų kontroliuojančių gamybos ir pirkimo skyriaus darbuotojų darbą sudarant ir vykdant prekybines sutartis, užsakant ir pajamuojant įmonei reikalingas prekes, valdant įmonės atsargas, transportą ir kitose srityse.
  1.  
Formuoti gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus veiklos, pirkimų funkcijos politiką
Žinios apie strategijos formavimą, rengimą ir taikymą vadovaujant, organizuojant ir kontroliuojant pirkimų darbuotojų darbą, vykdant gamybos ir kitų padalinių užsakymus užsakymu, valdant pirkimų procesą ir kitose srityse.
Gebėjimas derinti rengti ir taikyti Korporacijos-įmonės-skyriaus strateginius ir taktinius tikslus, instrukcijas, tvarkas metodikas reglamentuojančias įmonių gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus veiklą, pirkimų funkciją.
  1.  
Ištirti įmonei reikalingų prekių ir paslaugų poreikį
Identifikuoti įmonės prekių, paslaugų, atsargų, ilgalaikio ir trumpalaikio turto poreikiai.
Suderintas ir patvirtintas pirkimų planas.
Parengtas ir patvirtintas pirkimų biudžetas.
  1.  
Organizuoti įmonės aprūpinimą reikalingomis atsargomis, prekėmis ir paslaugomis
Priimtas ir patvirtintas užsakymas prekių, paslaugų ar atsargų įsigijimui.
Tiekėjo patvirtintas prekių, paslaugų ar atsargų užsakymas. Suderintas tiekimo laikotarpis ir pristatymo sąlygos.
Patvirtintas transporto užsakymas.
Pateiktos prekės, paslaugos ar atsargos užsakovui
Įvykdytas pirkimų planas.
  1.  
Vykdyti tiekėjų paiešką, atranką ir analizę
Naujų tiekėjų paieška ir atranka. Potencialius prekių tiekėjus galimybių palyginimas. Parengti tiekėjų sąrašai. Nuolatinė tiekėjų analizė.
  1.  
Valdyti pirkimo dokumentus
Pirkimo operacijų vykdymas. Gaunamų dokumentų valdymas.
  1.  
Rengti ataskaitas muitinei
Intrastato ir ekstrastato įvežimo dokumentų parengimas bei duomenų analizė.
  1.  
Valdyti įmonės transportą
Poreikio įsigyti, nuomoti transportą tyrimas.
Įsigyta transporto priemonė. Transporto paslaugos tiekėjo paieška.
Apskaityta transporto priemonė pagal apskaitos organizavimo principus. Paskirti atsakingi asmenys, vairuotojai. Degalų tiekėjo paieška. Patvirtinta degalų norma.
Priimtas ir įvykdytas transporto užsakymas.
Užpildytas ir patvirtintas transporto kelionės lapas. Apskaičiuotas sunaudotų degalų kiekis.
Pateikta ataskaita finansų valdymo ir apskaitos skyriui.
  1.  
Valdyti atsargas
Pritaikyti atsargų apskaitos būdai. Pildomi atsargų apskaitos dokumentai. Naudojamos specializuotos kompiuterinės pirkimo programos. Parengta atsargų pokyčių analizė.
  1.  
Organizuoti viešuosius pirkimus
Apibūdintas perkamas objektas, nustatyti bendrieji ir specialieji kvalifikaciniai reikalavimai tiekėjams, parengta perkamo objekto techninė specifikacija, apibūdintos pirkimo sąlygos, nustatyti pateikimo terminai.
Išsiųsti, paskelbti pirkimo dokumentai tiekėjams.
Įforminti ir įvertinti gauti tiekėjų pasiūlymai, priimtas sprendimas dėl tiekėjo.
  1.  
Sudaryti prekybines sutartis
Vedamos derybos su užsienio partneriais. Pritaikyti pagrindiniai bendravimo ir bendradarbiavimo principai ir etikos normos. Teisiniai aktai. Prekybinių sutarčių sudarymas. Sutarčių sudarymas su prekių tiekėjais. Tarptautinių prekybos taisyklių INCOTERMS taikymas.
  1.  
Bendrauti ir bendradarbiauti, dirbti komandoje ir tobulinti verslumui reikalingus gebėjimus
Įvairiomis komunikacijos priemonėmis teikiama informacija (Vedamos derybos, bendraujama su tiekėjais, verslo parneriais) įmonės vidaus padaliniams bei išoriniams partneriams valstybine ir užsienio kalbomis. Parengta bendra ataskaita už grupės (skyriaus darbuotojų) darbą. Verslumui reikalingų gebėjimų ir savybių (iniciatyvumas, pasitikėjimas savimi, kritinis mąstymas ir vertinimas, rizikavimas, poreikis siekti, polinkis į padėties kontrolę, inovatyvumas, siekis būti nepriklausomam, atkaklumas, lyderystė, tobulėjimas.
 
Reikšminiai žodžiai: norma, gamybos išeiga, technologinė kortelė, užsakymas, tiekėjas, sutartus, prekė, paslauga, atsargos, žaliavos, pagaminta produkcija, transportas, sąnaudos, viešieji pirkimai.
Iš viso valandų skaičius skyriuje: 40 val. Tame tarpe:
·         darbo gamybos ir pirkimo valdymo skyriuje 20 val. (viena savaitė – 5 darbo dienos po 4 val.);
·         savarankiško darbo 20 val. (viena savaitė – 5 darbo dienos po 4 val.).

Savarankiško darbo metodai
. Rekomenduotos literatūros studijavimas ir naujienų paieška, iškilusių uždavinių identifikavimas ir jų sprendimas, individualių užduočių atlikimas, komandinis darbas ir darbas grupėje, aplinkos (įvykių) stebėjimas ir analizė, pokalbis-diskusija, rezultatų apibendrinimas, pranešimų-pristatymų ir ataskaitų ruošimas galutiniam atsiskaitymui.
Savarankiško darbo priemonės:
·         Gamybos ir pirkimų valdymo skyriaus informacinis rinkinys;
·         Gamybos ir pirkimų valdymų sistema (programinė įranga).

Atsiskaitymas už skyriaus darbą.
Paskutinę darbo skyriuje dieną organizuojami visų įmonės darbuotojų susirinkimai ir atsiskaitoma už skyriuje atliktus darbus, skyrių vadovams pristatant viešai grupės (skyriaus) ataskaitas. Šiose ataskaitose įvertinami ir išanalizuojami atlikti skyriaus darbai ir kiekvieno grupės nario indėlis, aptariamos nepabaigtų darbų priežastys ir vykdomas darbų perėmimas, siūloma, kaip tobulinti skyriaus veiklą. Jei grupės ataskaitos nepakankamai išsamios ir sunku įvertinti kiekvieno skyriaus darbuotojo asmeninį indėlį, praktikos vadovas turi teisę organizuoti individualią studentų apklausą raštu.
Išsamiau apie studentų praktikos IVPMĮ vertinimo sistemą, vertinimą ir įsivertinimą skaitykite 5-ame ir 6-ame šio vadovo skyriuose.

Papildoma literatūra
 
1.      JESTON J., NELIS J. 2008. Business process management : practical guidelines to successful implementations. Oxford: Elsevier.
2.      LUKAŠEVIČIUS K., MARTINKUS B., PIKTYS R. 2005. Verslo ekonomika. Kaunas: Technologija.
3.      MARTINKUS B. 2005. Gamybos vadyba. Šiauliai: Šiaulių universiteto leidykla.
4.      NEVERAUSKAS B., STANKEVIČIUS V., IR KT. 2004. Projektų valdymas. Kaunas: Technologija.
5.      PUTEIKIENĖ R. 2009. Verslo ekonomika. Vilnius: Vilniaus kolegija.
6.      RUTKAUSKAS A.V., TAMOŠIŪNIENĖ R. 2002. Verslo projektavimas. Vilnius: Technika.
7.      SAKALAS A., VANAGAS P. IR KT. 2000. Pramonės įmonių vadyba. Kaunas:Technologija;
8.      STUNGURIENĖ S. 2006. Operacijų valdymas: mokomoji knyga. Kaunas: technologija.